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Aufbewahrungspflichten und -fristen für Architekten und Ingenieure

von | 6. Dez. 2017

Für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von unterschiedlichen Dokumenten wie Baupläne und Bauakten gibt es keine einheitlichen Regelungen. Die jeweiligen Fristen und Pflichten ergeben sich vor allem aus der Art des Dokuments und der Verjährungsdauer bestimmter Ansprüche. Architekten und Ingenieure sollten auf jeden Fall die jeweiligen Aufbewahrungsfristen einhalten und grundsätzlich unter zehn Jahren keine Dokumente vernichten oder entsorgen.

Gründe für Aufbewahrungsfristen und -pflichten des Architekten

Die Gründe für eine längere Aufbewahrung von Dokumenten sind vor allem:

  1. Honoraransprüche
  2. Geltendmachung von Mängeln bzw. Abwehr von Gewährleistungsansprüchen
  3. Urheberrechtsansprüche
  4. Herausgabeansprüche des Bauherrn
  5. Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt

1. Honoraransprüche

Die Verjährungsfrist von Honoraransprüchen beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt worden ist. Alle Unterlagen, die Aufschluss über ausstehende Vergütungsansprüche geben, sollten daher mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem Verträge und Auftragserteilungen. Insbesondere die Frage, ob wirklich alle Leistungen erbracht worden sind, sollte mit Hilfe der aufbewahrten Dokumente geklärt werden können.

2. Abwehr von Gewährleistungsansprüchen

Unterlagen diesbezüglich sind so lange aufzubewahren, wie mit einer Mängelrüge des Bauherrn gerechnet werden kann. Diese Frist beträgt fünf Jahre und beginnt mit Abnahme der Planerleistungen zu laufen. Allerdings kann sich die Frist durch beispielsweise laufende Prozesse verlängern, sodass es ratsam ist, die Dokumente für zehn Jahre aufzubewahren.

Innerhalb dieses Rahmens kann der Bauherr auch Mängel bezüglich der Nebenpflichten wie beispielsweise der Aufklärungspflicht geltend machen. Diese Ansprüche verjähren nach drei Jahren ab Kenntnis der Umstände, die die Ansprüche begründen. Alle Dokumente, die diese Art von Ansprüchen abwehren könnten, einschließlich Korrespondenzen, sollten daher entsprechend lange aufbewahrt werden.

3. Urheberrechtsansprüche

Das Urheberrecht verjährt 70 Jahre nach Tod des Urhebers, sodass das Recht in der Regel später auf die Erben übergeht. In jedem Fall sollten alle Unterlagen, die das Urheberrecht bestätigen und sichern, über diesen Zeitraum aufbewahrt werden, da so auch spätere Veränderungen am Bauwerk nicht ohne weiteres vorgenommen werden können. Zu derartigen Dokumenten zählen unter anderem auch Zeitungsausschnitte und weitere Veröffentlichungen bzw. öffentliche Besprechungen.

4. Herausgabeansprüche des Bauherrn

Insgesamt wird bei allen für den Bau relevanten Dokumenten unterschieden, ob diese sich im Eigentum des Architekten oder des Bauherrn befinden. Dokumente, an denen der Bauherr ein Eigentum hat, sind unter anderem: Baugenehmigungen, Katasterpläne, Leistungsverzeichnisse und Grundbuchauszüge. Diese muss der Architekt  oder Beratende Ingenieur dem Bauherrn auf Verlangen jederzeit innerhalb von dreißig Jahren zur Verfügung stellen können, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist.

Innerhalb dieser langen Frist hat der Architekt die Möglichkeit, dem Bauherrn die Dokumente auch früher anzubieten. Dies sollte allerdings nachweisbar sein. Wenn der Bauherr nachweislich bekundet, kein Interesse an den Dokumenten zu haben, kann der Architekt sie auch vor Ablauf der Frist vernichten, sofern der Architekt den Bauherrn zuvor darüber in Kenntnis setzt. Reagiert der Bauherr auch auf eine schriftliche Anfrage per Einschreiben mit Rückschein nicht, verringert sich zumindest das Haftungsmaß des Architekten, sollten die Unterlagen vor Ablauf der 30 Jahre abhanden kommen.

5. Nachweise für das Finanzamt

Die Aufbewahrungspflicht zum steuerlichen Nachweis beträgt zehn Jahre nach Abschluss des Kalenderjahres und umfasst Dokumente wie Buchungsbelege und Jahresabschlüsse. Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.

Immer gut beraten: Bei Fragen zur Haftpflichtversicherung für Architekten oder Ingenieure kontaktieren Sie uns gern.

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