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Das braucht‘s für gutes Projektmanagement im Planungsbüro

von | 31. Aug. 2021

Als Projektmanagement wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. In der Planungsbranche orientiert sich der Projektablauf in der Regel an den Leistungsphasen 1 bis 9. Eine Schlüsselrolle, um die Ziele jeder LPH und auch des gesamten Bauvorhabens zu erreichen, nimmt der Projektleiter bzw. die Projektleiterin ein.

Auftraggeber und Investoren legen immer mehr Wert auf die Steuerungskompetenzen ihrer Planungsbüros. Da diese Steuerungskompetenz in Architektur- und Ingenieurbüros oft fehlt bzw. in den Augen der Auftraggeber selten zufriedenstellend ausgeführt wurde, ist bereits vor vielen Jahren die Position des Projektsteuerers hinzugekommen. Diese Funktion ist heute zur Selbstverständlichkeit geworden, zumindest in größeren Projekten. Er/Sie ist allerdings „nur“ der/die Kontrolleur:in, das eigentliche Projektmanagement verbleibt nach wie vor beim Planungsteam. Und damit federführend – zumindest laut HOAI, so man sie denn noch heranziehen möchte – beim Architektenbüro.

Notwendige Strukturen im Planungsbüro

Um gutes Projektmanagement überhaupt zu ermöglichen, müssen Planungsbüros die notwendigen Strukturen aufbauen. Alle Informationen, die zur Steuerung eines Projektes benötigt werden, sollten sinnvoll, möglichst digital, verwaltet werden. Das bedeutet konkret: Jedes größere Projekt braucht ein Organigramm, aus dem klar hervorgeht, wer für welchen Bereich und für welche Entscheidungen zuständig und auch verantwortlich ist. Hinzu kommt ein Ablaufplan, aus dem hervorgeht, wann welche Aufgabe oder welcher Meilenstein erledigt sein muss und in welcher Abhängigkeit er zu nachfolgenden Aufgaben steht. Und jedes Projekt benötigt eine Definition der zu erreichenden Qualitäten und einen klar abgesteckten Budgetrahmen. Darüber hinaus müssen alle Projektinformationen so verwaltet werden, dass sie ständig für alle Beteiligten erreichbar und auffindbar sind, z.B. mithilfe eines Datenbanksystems in der Cloud.

Auf der anderen Seite ist es beim Projektmanagement wichtig, flexibel zu bleiben, um auf Unvorhergesehenes spontan reagieren zu können. Somit ist die Fähigkeit zur Strukturierung ganz eng mit Flexibilität verknüpft – im Grunde ein Widerspruch.

Entscheidend: qualifizierte Projektleiter

Alle Projektleiter:innen sollten über die erforderlichen Fertigkeiten verfügen: zum Beispiel die Fähigkeit, eine Terminplanung über die verschiedenen Leistungs- und Ausführungsphasen zu erstellen oder eine durchgängige Kostenplanung von der Schätzung bis zur Feststellung anzulegen. Und beides bei Bedarf jederzeit anpassen zu können sowie bei allen Planungsbeteiligten durchzusetzen. Hervorragende digitale Projektmanagement-Tools, die mittlerweile in guter Qualität am Markt zu finden sind, können die Projektleiter dabei maßgeblich unterstützen.

Die Projektleiter selbst sollten mithilfe von Inhouse-Schulungen und Trainings zu den Themen Projektmanagement und Leadership für diese Aufgaben „fit gemacht“ werden. Diese Fähigkeiten lernen Architekten und Ingenieure nicht im Studium und „learning by doing“ können wir uns heutzutage in Planungsbüros einfach nicht mehr leisten.

Herausforderungen im Arbeitsalltag

Projektleiter tragen eine große Verantwortung. Sie sind für die Kundenzufriedenheit ebenso verantwortlich wie für die Qualität der Architektur und den wirtschaftlichen Erfolg des Projektes. Weiter sollen sie die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Projektmitarbeiter fördern und zum Erfolg des Planungsbüros insgesamt beitragen.

In größeren Bauprojekten sind sie zunehmend mit rhetorisch sehr gut ausgebildeten Projektsteuerern konfrontiert und ziehen so im Schlagabtausch schnell den Kürzeren. Ist die Stimmung erst mal im Keller, sitzen die Projektsteuerer oft am längeren Hebel und können es Projektleitern schwer machen, wieder Oberwasser zu gewinnen und ihrer eigentlichen Aufgabe nachzukommen.

Projektmanagement-Kompetenzen verbessern

Projektleiter verfügen meistens über eine umfassende berufliche Erfahrung und eine sehr hohe fachliche Kompetenz. Doch wie sieht es mit den sozialen Kompetenzen aus, die für erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich sind? Wie ist es beispielsweise um ihre Fähigkeiten bestellt, zu kommunizieren, zu motivieren und Konflikte zu lösen? Diese wichtigen Softskills lernt man nur ansatzweise im Studium und nur bedingt im beruflichen Alltag. Viele Menschen sind sogar der Meinung, dass man diese gar nicht erlernen könne, sondern man sie eben hat oder auch nicht. Meine Erfahrungen, die ich während zahlreicher Workshops mit Architekt:innen gesammelt habe, lehren mich das Gegenteil.

Ein riesiger Gewinn ist bereits die Fähigkeit, sich selbst zu reflektieren. Sich selbst zu fragen, was man noch verändern könnte, damit z.B. die Aufgabendelegation nächstes Mal besser gelingt oder das kritische Feedback richtig ankommt. Das funktioniert im Grunde nicht anders als beim Erlernen einer neuen Sportart. Schon mein Skilehrer pflegte stets zu sagen „Ski fahren lernt man beim Ski fahren“. Wenn die neu erlernten Projektmanagement-Fähigkeiten also noch fleißig „trainiert“ werden und ein regelmäßiger Austausch im Kollegenkreis erfolgt, steht einer erfolgreichen Projektleitung nichts mehr im Weg.

<a href="https://www.tiedenhub.de/" target="_blank">Heidi Tiedemann</a>

Heidi Tiedemann

Heidi Tiedemann, ehemalige Inhaberin eines größeren Architekturbüros, arbeitet heute als Unternehmensberaterin speziell für Architekten und Ingenieure. Sie unterstützt ihre Kunden bei der Weiterentwicklung und strategischen Ausrichtung ihrer Büros, bei der Aus- und Fortbildung ihrer Projektleiter:innen und Mitarbeiter:innen, bei der Einführung effizienterer Strukturen und bei der Verbesserung der allgemeinen Zusammenarbeit im Unternehmen.

www.tiedenhub.de

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