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Wie GmbH-Geschäftsführer ihre persönliche Haftung beschränken

von | 14. Jan. 2021

Wer als Geschäftsführer eine GmbH leitet, haftet in bestimmten Fällen persönlich mit seinem Privatvermögen. Welche Haftungsfälle in der Praxis besonders häufig sind, sollten Selbständige und Unternehmer wissen – schließlich haben sie sich oft für die Gründung einer GmbH entschieden, um gerade Haftungsrisiken zu begrenzen.

Im Gegensatz zu Einzelunternehmern müssen Geschäftsführer nicht für alle Schulden und Verbindlichkeiten ihrer Firma einstehen. Sie haften nur dann, wenn sie ihre Pflichten verletzt haben. Dabei muss nicht unbedingt Vorsatz im Spiel sein, teilweise reicht schon fahrlässiges Verhalten aus, um etwa als Chef eines Architekturbüros, CEO eines Bauträgers oder als IT-Unternehmensleiter persönlich belangt zu werden.

Haftungsrelevante Pflichten

Zu den wichtigsten Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers gehören in diesem Zusammenhang insbesondere folgende:

Kapitalerhaltungsvorschriften einhalten

Unter anderem darf ein Geschäftsführer das Gesellschaftsvermögen, das zu Erhaltung des Stammkapitals erforderlich ist, nicht an die Gesellschafter auszahlen.

Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern abführen

Der Geschäftsführer übernimmt die Aufgaben eines Arbeitgebers. Er muss daher Sorge tragen, dass die monatlichen Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden und die Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt wird. Für Steuerverbindlichkeiten haftet er im Zweifelsfall persönlich und muss sogar mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Darüber hinaus muss der Geschäftsführer sicherstellen, dass die GmbH ihren Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern nachkommt – ein besonders heikles Thema, wenn das Unternehmen freie Mitarbeiter beschäftigt. Werden diese später als Scheinselbständige eingestuft, kann er für die nicht ordnungsgemäß abgeführten Sozialversicherungsbeiträge haftbar gemacht werden. Vor allem IT-Unternehmen müssen hier Vorsicht walten lassen.

Rechtzeitig Insolvenz anmelden

Auch in Krisensituationen ist das Haftungsrisiko groß. Wird die GmbH zahlungsunfähig oder gerät sie in Überschuldung, muss der Geschäftsführer in der Regel innerhalb von drei Wochen einen Insolvenzantrag stellen. Tut er dies nicht rechtzeitig, können Gläubiger Ansprüche gegen ihn geltend machen, wenn sie durch die Insolvenzverschleppung schlechter gestellt wurden. Und leistet der Geschäftsführer nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung unzulässige Zahlungen an Dritte, hat er der GmbH diese Beträge persönlich zu ersetzen.

Wer haftet in einer GmbH und wie lange?

Gibt es in einer GmbH mehrere Geschäftsführer, haften diese grundsätzlich solidarisch. Sie sind verpflichtet, sich gegenseitig in Ihrer Tätigkeit zu kontrollieren. Wird ein einzelner von ihnen in Anspruch genommen, kann er von den anderen einen Ausgleich verlangen.

Ehemalige Geschäftsführer können noch bis zu fünf Jahre nach ihrem Ausscheiden mit Haftungsansprüchen konfrontiert werden, die aus der Zeit ihrer Tätigkeit stammen. Die fünfjährige Nachhaftung gilt auch, wenn beispielsweise der Geschäftsführer einer Ein-Personen-GmbH seine Geschäftsanteile verkauft.

So lassen sich Haftungsrisiken minimieren

Wie lassen sich nun die aus den Pflichten resultierenden Haftungsrisiken minimieren? Dass die Geschäftsführung die Gesetzeslage und alle Vereinbarungen mit den Gesellschaftern kennen und beachten sollte, ist selbstverständlich. Darüber hinaus gibt es einige wichtige Weichenstellungen:

Vertragliche Absicherung

Wird ein Anstellungsvertrag abgeschlossen, sollte dieser Haftung des GmbH-Geschäftsführers für leichte Fahrlässigkeit ganz ausschließen. Auch Haftungshöchstsummen lassen sich vereinbaren.

Organisation von Betriebsabläufen

Grundlage jedes Risikomanagements ist eine gute Organisation der Betriebsabläufe. So kann die Geschäftsführung nicht nur die wirtschaftliche Position der Gesellschaft überwachen. Sie kann auch weitgehend sicherstellen, dass Gesetze eingehalten werden und beispielsweise Planungsleistungen oder IT-Produkte den erforderlichen Sicherheitsstandards entsprechen. Delegiert der Geschäftsführer wichtige Aufgaben, ist er weiterhin zur Aufsicht verpflichtet. Geschäftsführer haften auch für Pflichtverletzungen von Mitarbeitern, denen sie Aufgaben übertragen haben.

Information und Dokumentation

Bei ihren Entscheidungen haben Geschäftsführer einen gewissen Entscheidungsspielraum, ohne den unternehmerisches Handeln nicht möglich wäre. Haftungsmaßstab ist stets „die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“. Um diese Sorgfalt nachweisen zu können, sollte die Informationsgrundlage für wichtige Entscheidungen stets dokumentiert werden.

Entlastung

Ist der Geschäftsführer nicht zugleich alleiniger Gesellschafter, so ist er gegenüber den Gesellschaftern weisungsgebunden und haftungspflichtig. Er sollte sie nach Möglichkeit bei wichtigen Entscheidungen einbeziehen und sich regelmäßig entlasten lassen, mindestens mit der Erstellung des Jahresabschlusses. Die Gesellschafterversammlung spricht dem Geschäftsführer damit ihr Vertrauen aus und verzichtet zugleich auf mögliche Schadenersatzansprüche (soweit diese bekannt sind).

Haftpflicht- und D&O-Versicherung

Gegen Schadenersatzansprüche von Dritten sollten sich Unternehmer grundsätzlich über eine branchenspezifische Berufshaftpflichtversicherung absichern. Bei GmbHs (mit Ausnahme der Ein-Personen-GmbH) empfiehlt sich zudem der Abschluss einer „Directors and Officers“-Versicherung (D&O), die die persönliche Haftung der Geschäftsführer abdeckt. Sie lässt sich oft kostengünstig als Zusatzbaustein bei der Haftpflichtversicherung einschließen.

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