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Wie gründe ich ein Ingenieurbüro?

von | 31. Mai. 2022

Viele Ingenieure träumen nach einigen Jahren als Angestellte davon, ein eigenes Ingenieurbüro zu gründen. Es locken Unabhängigkeit, selbstbestimmte Projekte und gute Verdienstmöglichkeiten. Beim Start in die Selbständigkeit ist jedoch einiges zu beachten. Worauf es ankommt, damit die Gründung gelingt:

Notwendige Qualifikationen

Die Berufsbezeichnung „Ingenieur / Ingenieurin“ ist gesetzlich geschützt. Um sich selbst Ingenieur nennen zu dürfen, benötigt man grundsätzlich ein erfolgreich abgeschlossenes Studium

  • einer technischen oder naturwissenschaftlichen Fachrichtung
  • an einer deutschen Hochschule (ausländische Abschlüsse erfordern eine gesonderte Anerkennung)
  • mit einer Dauer von mindestens drei Jahren (Regelstudienzeit in Vollzeit).

Die Details regeln die Ingenieurgesetze der einzelnen Bundesländer. So gibt es etwa je nach Bundesland unterschiedliche Vorschriften dazu, wie hoch der Anteil der Mint-Fächer (Mathe, Informatik, Naturwissenschaften, Technik) im Ingenieurstudium mindestens sein muss. Wer als „Beratender Ingenieur“ tätig sein will, muss darüber hinaus eine mehrjährige Berufserfahrung vorweisen können und Mitglied der örtlichen Ingenieurkammer sein.

Auch wenn sie nur für Kammermitglieder Pflicht ist: Alle selbständigen Ingenieure und Sachverständige sollten unbedingt über eine gute Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Unterlaufen ihnen Fehler in einer Berechnung oder schätzen sie einen Sachverhalt falsch ein, kann dies zu existenzgefährdenden Schadenersatzansprüchen gegen sie führen. Unser Online-Tarifvergleich bietet einen unabhängigen Überblick führender Versicherer, die spezielle Konzepte für Ingenieure anbieten.

Die meisten Ingenieure sammeln nach ihrem Studium zunächst als Angestellte Berufserfahrung, bevor sie selbst ein Ingenieurbüro gründen. Neben praktischer fachlicher Erfahrung erwerben sie dabei auch Wissen zu betrieblichen Abläufen und den Anforderungen von Kunden. Was viele jedoch vernachlässigen, ist das notwendige betriebswirtschaftliche Know-how, ohne das ein Unternehmen langfristig kaum erfolgreich sein kann. Wer über keine Kenntnisse in Kostenkontrolle und Buchhaltung, Unternehmensführung, Steuerrecht oder Bilanzierung verfügt, sollte sich hier frühzeitig weiterbilden.

Freiberufler oder gewerblich tätig?

Eine wichtige Frage, mit der sich angehende Selbständige beschäftigen müssen, bevor sie ein eigenes Ingenieurbüro gründen, betrifft die Freiberuflichkeit. Freie Ingenieure genießen einige Vorteile:

  • Sie müssen keine Gewerbesteuer zahlen.
  • Die Pflichtmitgliedschaft in der IHK entfällt.
  • Für die Steuererklärung genügt eine einfache Einnahmenüberschussrechnung.

Wer als Freiberufler zählt und wer als Gewerbetreibender, hängt nicht nur von der Qualifikation ab. Als freier Ingenieur gilt nur, wer unabhängig und eigenverantwortlich tätig ist. Unabhängig bedeutet: Der Ingenieur agiert frei von Produktions-, Handels- oder Lieferinteressen, ist also ausschließlich Sachwalter seiner Auftraggeber (und nicht zugleich Bauunternehmer, Software-Verkäufer oder ähnlich gewerblich tätig). Eigenverantwortlich heißt: Er oder sie trifft alle wesentlichen Entscheidungen persönlich. Je mehr Angestellte oder Subplaner ein Ingenieurbüro beschäftigt, desto leichter überschreitet es daher die Grenze zur Gewerblichkeit.

Ingenieurbüro bei den Behörden anmelden

Freiberufliche Ingenieure melden Ihre Selbständigkeit einfach beim Finanzamt an, mit dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Sobald das Finanzamt eine Steuernummer mitgeteilt hat, kann das neu gegründete Ingenieurbüro durchstarten und eigene Rechnungen stellen. Entscheidet das Finanzamt jedoch, dass eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt, müssen Selbständige ihr Ingenieurbüro beim Gewerbeamt anmelden. Dieses wiederum informiert die zuständigen Behörden über die Gründung.

Wie gründe ich ein Ingenieurbüro im Nebenberuf?

Wer nicht alles auf eine Karte setzen, sondern sich langsam an die Selbständigkeit herantasten will, kann zunächst nebenberuflich als freier Ingenieur oder Ingenieurin arbeiten. Wichtig ist dabei, dass die Haupttätigkeit nicht unter der nebenberuflichen Selbständigkeit leidet. Alle beruflichen Tätigkeiten zusammen dürfen im Durchschnitt nicht mehr als 48 Wochenstunden in Anspruch nehmen. Auch darf man seinem Arbeitgeber mit dem eigenen Ingenieurbüro keine Konkurrenz machen.

Wer als Ingenieur pro Jahr maximal 17.500 Euro Umsatz (nicht Gewinn!) macht, gilt als Kleinunternehmer und muss keine Umsatzsteuer erheben. Darauf muss man allerdings auf seinen Rechnungen hinweisen. Erzielen Sie einen höheren Umsatz, sind Sie verpflichtet, Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen und ans Finanzamt abführen.

Angestellte haben den Vorteil, weiterhin in der Kranken- und der Arbeitslosenversicherung abgesichert zu sein und damit nicht die hohen Kosten für eine private oder freiwillige gesetzliche Krankenversicherung schultern zu müssen. Dies gilt allerdings nur, wenn die Krankenkasse die Selbständigkeit als nebenberufliche Tätigkeit akzeptiert (in der Regel maximal 18 bzw. 20 Stunden wöchentlich).

Gründungsfinanzierung

Die Finanzierung der Startphase ist eine der größten Hürden, die sie auf dem Weg in die Selbständigkeit überwinden müssen. Hier helfen öffentliche Fördergelder wie Gründungsförderungen und Kredite. Denn egal, ob sie ein eigenes Büro gründen, ein bestehendes Planungsbüro übernehmen oder als Partner einsteigen: In den meisten Fällen müssen sie zunächst erhebliche Ausgaben schultern. Für Gesellschaftsanteile oder Büroausstattung und Software, für die Berufshaftpflichtversicherung, Steuerberater oder schlicht die eigenen Lebenshaltungskosten, solange noch wenig Geld in die Kassen kommt.

Insgesamt gibt es rund 2.000 verschiedene Programme von Bund und Ländern sowie der EU, die Gründer und Unternehmen finanziell unterstützen. Im Beitrag „Fördergelder für Architekten und Ingenieure“ stellen wir die wichtigsten Angebote sowie Steuertipps vor.

Kunden gewinnen

Formalitäten sind wichtig, sollten jedoch nicht den Blick auf das Wesentliche verstellen. Und das ist bei der Frage „Wie gründe ich ein Ingenieurbüro?“ die eigene Geschäftsidee. Also: Was will ich eigentlich wem anbieten, und wie hebe ich mich dabei von der Konkurrenz ab? Was kann ich besonders gut und, vor allem, welche Probleme kann ich damit für meine Kunden lösen? Wer seine Zielgruppe kennt und weiß, was ihnen das Leben schwer macht, kann auf diesen Bedarf reagieren und die passenden Leistungen anbieten.

Eine Nische zu besetzen ist bei der Gründung eines Ingenieurbüros meist die vielversprechendere Strategie als das Prinzip „Bauchladen“. Niemand kann alles, und gerade Neulinge werden oft gefragt: „Haben Sie sowas denn schon mal gemacht?“ Von großem Vorteil ist es daher, bei der Gründung Referenzprojekte aus der angestrebten Nische vorweisen zu können oder zumindest schon einen ersten größeren Kunden zu haben. Empfehlungen öffnen wichtige Türen, weshalb man sich gerade bei den ersten Kunden ins Zeug legen und die eine oder andere Stunde extra investieren sollte.

Wie Planer die Akquise richtig angehen, hängt vor allem von zwei Aspekten ab: Über welches Netzwerk sie bereits verfügen und welche Auftraggeber sie erreichen wollen. Wichtige Anregungen zur eigenen Positionierung, Online-Plattformen und Kundenbindungsmaßnahmen liefert der Beitrag „Akquise: So kommen Architekten und Ingenieure an Aufträge“.

Brauche ich einen Businessplan?

Jeder Gründer hat bei seinem Start in die Selbständigkeit einen mehr oder weniger konkreten Plan im Kopf. Um nichts Wichtiges zu vergessen, sollte er diesen einmal strukturiert aufschreiben: als Businessplan. Der Geschäftsplan dient also mitnichten nur kapitalintensiven Start-ups, Investoren zu überzeugen. Er hilft als zentrales Instrument allen, die als Freiberufler oder Unternehmensgründer erfolgreich durchstarten wollen. Und wer Fördergelder oder einen Kredit beantragen möchte, muss dafür zwingend einen Businessplan vorlegen.

In diesem Planungsdokument erarbeiten Sie, wer Ihre potenziellen Kunden sind und wie Ihre Geschäftsidee funktionieren soll. Aber auch, wo die Chancen und Risiken liegen und ob sich eine selbständige Tätigkeit für Sie überhaupt finanziell lohnt. Der Businessplan hilft, das wirtschaftliche Risiko zu reduzieren und auch in schwierigen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren. Und er hilft, keine Formalitäten zu vergessen, von der Rechtsform bis hin zu Steuerthemen.

Ein bestehendes Ingenieurbüro übernehmen

Statt ein Ingenieurbüro neu zu gründen, können angehende Selbständige auch ein bestehendes Ingenieurbüro übernehmen. Dies kann sowohl das Unternehmen sein, in dem man bisher angestellt war, oder ein „fremdes“ Ingenieurbüro. Eine Übernahme bedeutet zwar nicht unbedingt weniger Aufwand, ist aber mit einigen Vorteilen verbunden: Dank des vorhandenen Kundenstamms kann man direkt durchstarten und macht von Anfang an Umsatz. Man profitiert von der bestehenden Infrastruktur und etablierten Arbeitsprozesse, kann erfahrenes Personal übernehmen und wird im besten Fall vom Vorgänger eingearbeitet und unterstützt.

Wer sich vorstellen kann, ein Ingenieurbüro zu kaufen, sollte das Gespräch mit seinem Chef suchen oder sich im eigenen Netzwerk nach geeigneten Unternehmen umhören. Darüber hinaus gibt es etliche Nachfolgebörsen für Ingenieure. Ähnlich wie bei einer Neugründung sollte man auch das Thema Übernahme möglichst strukturiert angehen. Hierfür bieten sich etwa die Checklisten der IHK oder des BMWi an, außderdem die Beratungsangebote der Berufskammern oder spezialisierter Unternehmensberater.

Versicherungen nicht vergessen

Wer hauptberuflich selbständig ist, muss sich privat oder freiwillig gesetzlich krankenversichern. Gerade wenn die Einnahmen noch unregelmäßig sind, stellt dieser Posten eine erhebliche Belastung dar, die man bei der Finanzplanung berücksichtigen muss. Ebenso essenziell ist die Absicherung der Haftpflichtrisiken des Ingenieurbüros. Selbständige haften Sie mit ihrem Privatvermögen für eventuelle Schäden, die Sie bei Dritten verursachen. Dies können sowohl Schäden sein, die vor Ort im Ingenieurbüro auftreten (wenn z.B. ein Ingenieur bei einer Besprechung versehentlich den Laptop eines Projektpartners beschädig), als auch Folgen einer mangelhaften Leistung (z.B. Bauwerksschäden aufgrund eines Planungsfehlers). Vor allem letztere zählen zu den berufstypischen Schäden und sollten unbedingt über eine Berufshaftpflichtversicherung abgesichert werden.

Zu den grundlegenden Versicherungen zählen darüber hinaus die Absicherung einer möglichen Berufsunfähigkeit sowie – zumindest langfristig – auch die Altersvorsorge.

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