Ein Pflichtenheft ist die Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft des Auftraggebers. Während in letzterem die Anforderungen an ein Projekt beschrieben werden beziehungsweise die Grundlage für die Umsetzung festgehalten wird, listet das Pflichtenheft die tatsächliche Umsetzung möglichst detailliert auf. Sowohl das Lasten- als auch das Pflichtenheft sind unerlässlich, wenn es um die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten geht, und beugen Missverständnissen vor. Auch stellt sich so bereits im Vorfeld heraus, welche Anforderungen umsetzbar sind.
Inhalte des Pflichtenhefts
Einen allgemein festgelegten Aufbau beziehungsweise eine Struktur des Pflichtenheftes gibt es nicht, es haben sich allerdings bestimmte Punkte bewährt. Einleitend sollten die beiden Parteien sowie das Projekt kurz beschrieben werden. Generell ist auf eine einfache Sprache zu achten, da das Pflichtenheft auch von Beteiligten gelesen wird, die kein tiefes Fachwissen haben.
Anschließend wird das Vorgehen tiefer erläutert, das Projektziel beziehungsweise Teilziele formuliert sowie weitere Bedingungen und Besonderheiten geklärt. Darüber hinaus muss das Anwendungsgebiet genau beschrieben werden, damit verbunden auch die Zielgruppen. Auch Komponenten und Systeme, die zwar eine Rolle spielen, vom Auftraggeber aber schon erledigt wurden, müssen festgehalten werden.
Weitere Punkte im Pflichtenheft
Alle am Projekt beteiligten Personen sind mit ihren Aufgaben ebenfalls aufzulisten. An dieser Stelle wird auch auf Teambildung und die jeweiligen Kommunikationswege eingegangen.
Hinzu kommen im Pflichtenheft Punkte wie Equipment, das zur Ausführung des Auftrags erforderlich ist. Darüber hinaus eine genaue Darlegung des Zeit- und Kostenplans, damit es im Nachhinein keine Missverständnisse und Streitpotenzial gibt. Eine Problemanalyse, die zu erwartende Schwierigkeiten sowie deren Lösungsansätze formuliert, sollte ebenfalls vorhanden sein. Auch die Qualitätsanalyse und -sicherung sollte im Pflichtenheft integriert werden. Bestimmte Wünsche des Auftraggebers können ebenfalls festgehalten und berücksichtigt werden.
Wenn das Pflichtenheft einmal steht und von beiden Seiten abgenommen wurde, ist es rechtlich bindend und steht über allen anderen zuvor getroffenen Vereinbarungen.